賃貸管理システムとは？自主管理オーナー向けに機能や比較ポイントを解説

この記事の3行まとめ
① 賃貸管理システムは契約・家賃・入居者情報を一元管理し、更新漏れや入金ミスを防げるツール
② 自主管理オーナーでも月額0〜数千円から導入でき、Excel・紙台帳の煩雑さを解消できる
③ 比較時は「クラウド型か」「管理戸数に合うか」「費用・サポート」「個人でも使いやすいか」が重要

「賃貸管理システムを導入したいけれど、自主管理でも本当に必要なのかわからない」と悩んでいるアパート・マンションオーナーの方も多いのではないでしょうか。

自主管理では、契約更新・家賃の入金確認・入居者対応・修繕手配など、本来は管理会社が担う業務をすべてオーナー自身で行う必要があります。特にExcelや紙台帳で管理している場合、更新漏れ・入金消込のミス・情報整理の煩雑さに悩むケースは少なくありません。

近年は、個人大家や小規模オーナー向けの賃貸管理システムも増え、月額0円〜数千円という低コストで家賃管理や契約管理を効率化できるようになりました。この記事では、賃貸管理システムでできること・導入メリット・比較ポイント・代表的なシステムを、費用感や比較表を交えてわかりやすく解説します。

目次

賃貸管理システムとは？

賃貸管理システムの主なタイプ

賃貸管理システムでできる主な機能

賃貸管理システムを導入するメリット・デメリット

賃貸管理システムの比較ポイント

おすすめの賃貸管理システム比較

よくある質問（FAQ）

まとめ：自主管理の効率化には賃貸管理システム活用が重要

賃貸管理システムとは？

賃貸管理システムとは、賃貸物件の管理業務（契約管理・家賃管理・入居者対応・修繕履歴管理など）を一元化し、効率化するためのITツールです。従来は管理会社や不動産会社が使う業務用ソフトが中心でしたが、現在はクラウド化が進み、個人の不動産オーナーでも手軽に利用できるサービスが増えています。

具体的には、これまでExcelや紙の台帳、複数のフォルダに分散していた以下のような情報を、1つの画面で管理できるようになります。

入居者の氏名・契約期間・更新日・敷金礼金などの契約情報

毎月の家賃・共益費の入金状況（入金消込）

滞納者の管理と督促履歴

クレーム・修繕の対応履歴

物件ごとの収支（家賃収入・経費・ローン返済）

「賃貸管理システム」と「賃貸管理会社への委託」は混同されがちですが、両者は別物です。前者はオーナー自身が業務を効率化するためのツール、後者は業務そのものを外注するサービスです。自主管理を続けながら手間だけを減らしたいオーナーには、賃貸管理システムの導入が選択肢になります。

賃貸管理システムの主なタイプ

賃貸管理システムは、対象とする利用者や機能の範囲によって大きく3つのタイプに分けられます。自分の規模・目的に合ったタイプを選ぶことが、導入失敗を防ぐ第一歩です。

タイプ | 主な利用者 | 特徴 | 費用目安
賃貸管理特化型 | 管理会社・専業大家 | 家賃・契約・送金など管理業務に機能が集約 | 月額1万円〜
仲介・管理一体型 | 不動産会社 | 仲介（客付け）から管理まで一気通貫 | 月額2〜5万円〜
中小・個人大家向け小規模型 | 個人オーナー・兼業大家 | 低コスト・シンプル操作。クラウド中心 | 無料〜月額数千円

賃貸管理特化型

家賃管理・契約管理・オーナーへの送金処理など、管理業務に機能を絞ったタイプです。数十〜数百戸を扱う管理会社や専業の不動産投資家に向いています。機能が豊富な分、操作習得に時間がかかる傾向があります。

仲介・管理一体型

入居者募集（客付け）から契約、その後の管理までを1つのシステムで完結できるタイプです。ポータルサイトへの物件掲載連携や反響管理機能を備えるものも多く、不動産仲介業も行う事業者向けです。個人の自主管理オーナーにはオーバースペックになりがちです。

中小・個人大家向けの小規模タイプ

数戸〜数十戸を自主管理する個人大家向けに設計されたタイプです。無料プランや月額数百円〜数千円という低価格で利用でき、家賃の入金管理や更新日のアラート、収支の見える化といった基本機能をシンプルに使えます。「Excel管理を卒業したい」という自主管理オーナーには、まずこのタイプがおすすめです。

賃貸管理システムでできる主な機能

賃貸管理システムの代表的な機能は、大きく次の4つに整理できます。

契約管理・更新管理

入居者ごとの契約期間・更新日・保証会社・連帯保証人などの情報を登録し、契約更新が近づくと自動でアラート通知してくれます。自主管理で最も起こりやすい「更新の連絡漏れ」を防げるのが大きなメリットです。電子契約や帳票出力に対応するシステムもあります。

家賃管理・入金消込

毎月の家賃・共益費の入金状況を一覧で管理できます。銀行口座と連携して入金を自動で照合（消込）したり、滞納者を自動でリストアップしたりできるため、督促のタイミングを逃しません。Excelの手入力に比べ、入金確認の作業時間を大幅に削減できます。

クレーム・修繕・対応履歴管理

「いつ・どの部屋で・どんなクレームや修繕依頼があったか」を時系列で記録できます。設備の交換履歴や業者とのやり取りを残しておくことで、退去時の原状回復トラブルや、繰り返し発生する不具合への対応がスムーズになります。

オーナー情報・物件情報の一元管理

複数物件を所有している場合でも、物件ごとの空室状況・収支・ローン残債などを横断的に把握できます。確定申告に必要な収支データを出力できるシステムもあり、毎年の確定申告作業の負担軽減につながります。

賃貸管理システムを導入するメリット・デメリット

メリット①：Excel管理による属人化・ミスを防ぎやすい

Excelや紙台帳は便利な反面、入力ルールが個人に依存し、ファイルが複数に分散して「どれが最新かわからない」状態になりがちです。賃貸管理システムなら情報が1か所に集約され、更新漏れや二重入力といったヒューマンエラーを減らせます。

メリット②：業務効率化と時間削減につながる

入金消込の自動化、更新アラート、収支の自動集計などにより、毎月の管理作業時間を大きく圧縮できます。本業を持つ兼業大家にとって、限られた時間を有効に使えるのは大きな価値です。

メリット③：クラウド型なら外出先や複数拠点でも使える

クラウド型はPCだけでなくスマホやタブレットからもアクセスできるため、移動中や物件の現地でも入居状況や対応履歴を確認できます。データはサーバー上に保管されるため、PC故障によるデータ消失リスクも低減します。

注意したいデメリット

月額費用が発生する：無料プランもあるが、機能を拡張すると月数千円〜の固定費がかかる

初期の入力・移行に手間がかかる：既存データを登録する作業が必要

操作に慣れるまで時間がかかる：多機能なシステムほど習得コストが高い

クラウド型はネット環境が前提：オフラインでは利用できない

これらを踏まえると、まずは無料プランやお試し期間のあるシステムで小さく始め、自分の管理スタイルに合うか確認するのが安全です。

賃貸管理システムの比較ポイント

①クラウド型かオンプレミス型か

項目 | クラウド型 | オンプレミス型
初期費用 | 無料〜数万円 | 数十万円〜
料金体系 | 月額・年額 | 買い切り＋保守費
場所の制約 | どこでもアクセス可 | 原則社内PCのみ
アップデート | 自動 | 手動・有償の場合も
向いている人 | 個人・小規模オーナー | 大規模管理会社

個人の自主管理オーナーには、初期費用が抑えられ、どこからでも使えるクラウド型が基本的におすすめです。

②管理戸数や規模に合っているか

システムによって想定する管理戸数が異なります。数戸の大家が大規模管理会社向けのシステムを導入すると、使わない機能ばかりでコスト過多になります。逆に戸数が増える見込みがあるなら、拡張性のあるプランを選んでおくと安心です。

③費用やサポート体制を確認する

月額料金だけでなく、初期費用・オプション費用・サポートの有無を必ず確認しましょう。IT操作に不安がある場合は、電話やチャットでのサポートが充実しているサービスを選ぶと、導入後の挫折を防げます。

④個人大家でも使いやすいか

画面のわかりやすさやスマホ対応の有無は、継続利用を左右する重要なポイントです。多くのサービスが無料トライアルを用意しているため、契約前に実際の操作感を試すことを強くおすすめします。

おすすめの賃貸管理システム比較

ここでは、自主管理オーナーにも検討しやすい代表的な賃貸管理システムを紹介します。料金・機能は変更される場合があるため、最新情報は各公式サイトでご確認ください。

システム名 | タイプ | 特徴 | こんな人に
大家CLOUD | 個人大家向けクラウド | 家賃・契約・収支管理をシンプルに。スマホ対応 | Excelを卒業したい個人大家
ReDocS | 中小管理会社・専業大家向け | 送金・督促など管理業務を網羅。クラウド型 | 戸数の多い専業オーナー
賃貸革命 | 管理会社向け | 豊富な機能と実績。クラウド／オンプレ両対応 | 本格的に管理を行う事業者

大家CLOUD

個人大家・小規模オーナー向けに設計されたクラウド型の賃貸管理システムです。家賃の入金管理や契約更新の管理、収支の見える化といった基本機能を、シンプルな画面で利用できます。はじめてシステムを導入する自主管理オーナーにとって、操作のハードルが低い点が魅力です。

ReDocS（リドックス）

中小の管理会社や、ある程度の戸数を扱う専業大家向けのクラウド型システムです。家賃管理・送金処理・督促管理など、管理業務を幅広くカバーしており、戸数が増えてきたオーナーの業務効率化に向いています。

賃貸革命

長年の実績を持つ管理会社向けの賃貸管理システムで、クラウド型・オンプレミス型の両方に対応しています。機能が豊富で、本格的に賃貸経営・管理業務を行う事業者に適しています。個人大家にはやや高機能ですが、将来的な規模拡大を見据える場合の選択肢になります。

よくある質問（FAQ）

ここでは、自主管理オーナーが賃貸管理システムの導入を検討する際に、よく疑問に感じるポイントをまとめました。導入前の判断材料としてご活用ください。

Q1. 物件が1〜2戸でも賃貸管理システムを導入する意味はありますか？

結論から言えば、戸数が少なくても導入する価値は十分にあります。たしかに1〜2戸であればExcelや手帳でも管理できないことはありませんが、入金確認の漏れや契約更新日の見落とし、確定申告時の収支集計の手間といった作業負担は戸数に関係なく発生します。

特に大家CLOUDのような個人向けの低価格プランであれば、月額数百円〜数千円程度で始められるものもあります。「将来的に戸数を増やしたい」「本業が忙しく管理に時間をかけられない」という方ほど、早めに仕組みを整えておくことで後々の負担を減らせます。まずは無料プランや無料トライアルから試してみるのがおすすめです。

Q2. パソコンが苦手でも使いこなせますか？

近年のクラウド型賃貸管理システムは、専門知識がなくても直感的に操作できるよう設計されているものが多くなっています。スマートフォンやタブレットに対応しているサービスも増えており、外出先からでも入金状況や契約情報を確認できます。

とはいえ、操作感はサービスによって異なるため、導入前に必ず無料トライアルやデモ画面で実際に触ってみることが大切です。サポート体制（電話・メール・チャットなど）が充実しているかも確認しておくと、わからない点が出てきたときに安心です。

Q3. これまでExcelで管理してきたデータは移行できますか？

多くのシステムでは、CSV形式でのデータインポートに対応しているため、Excelで管理してきた物件情報や入居者情報を取り込むことが可能です。ただし、項目の並び順や形式を整える必要がある場合もあるため、移行手順についてはサービス提供元のサポートに確認するのが確実です。

移行作業が不安な場合は、初期設定やデータ移行をサポートしてくれるサービスを選ぶと安心です。導入初期だけでも丁寧なサポートがあると、スムーズに運用を開始できます。

Q4. クラウド型とオンプレミス型はどちらを選べばよいですか？

個人の自主管理オーナーであれば、初期費用を抑えられて、どこからでもアクセスできるクラウド型がおすすめです。サーバーの管理やソフトのアップデートを自分で行う必要がなく、運用の手間がかかりません。

一方、オンプレミス型は自社サーバーにシステムを構築するため、セキュリティを独自に管理したい大規模事業者や、すでに社内システムと連携したい管理会社に向いています。これから始める個人オーナーであれば、まずはクラウド型から検討するとよいでしょう。

Q5. 導入してすぐに効果は出ますか？

入金管理や契約更新の通知といった機能は、設定が完了すればすぐに効果を実感できます。一方で、収支の分析や経営判断への活用といった部分は、データが蓄積されるほど効果が高まります。最低でも数ヶ月〜1年ほど運用を続けることで、システム導入のメリットをより強く感じられるようになります。

まとめ

本記事では、賃貸管理システムの概要から主な機能、自主管理オーナー向けの比較ポイント、そして代表的なサービスまでを解説してきました。最後に、重要なポイントを振り返っておきましょう。

賃貸管理システムとは、家賃管理・契約管理・入居者対応・収支管理などをデジタルで一元化するツールである

自主管理オーナーにとっては、入金確認の漏れ防止、契約更新の管理、確定申告に向けた収支集計といった手間を大幅に削減できる

選ぶ際は、料金・機能・操作性・サポート体制・対応規模を自分の物件数や運用スタイルに合わせて比較することが重要

個人オーナーは、初期費用を抑えられて手軽に始められるクラウド型が適している

これまでExcelや手作業で管理してきたオーナーにとって、賃貸管理システムの導入は「面倒な作業を減らし、本来注力すべき経営判断に時間を使えるようになる」大きな一歩です。戸数が少ないうちから仕組みを整えておけば、将来的に物件を増やした際もスムーズに対応できます。

まずは気になるサービスの無料プランや無料トライアルを活用し、実際の操作感を確かめてみることから始めてみてください。自分の管理スタイルに合ったシステムを見つけることで、賃貸経営の効率と安定性は確実に向上していくはずです。