不動産管理にコールセンターは必要？対応業務や導入メリット・選び方を解説

この記事の3行まとめ

不動産管理向けコールセンターは入居者対応・夜間や緊急受付を24時間365日代行するサービス

電話対応の業務負担軽減と入居者満足度・入居率向上につながり、管理戸数拡大にも対応しやすい

導入時は対応範囲・オペレーター品質・費用対効果（月額1万円台〜が目安）の確認が重要

不動産管理では、入居者からの問い合わせや設備トラブル、夜間・休日の電話対応など、日々多くの連絡が発生します。特に管理戸数が増えるほど電話対応の負担は大きくなり、業務効率の低下や社員の疲弊、対応漏れによる入居者離れにつながりかねません。

そこで近年導入が増えているのが、不動産管理向けのコールセンター（入居者専用受付センター）です。電話対応や緊急時の一次受付を外部のプロへ委託することで、管理業務を大幅に効率化できます。

この記事では、不動産管理で利用されるコールセンターの対応業務や導入メリット・デメリット、費用相場、選び方や注意点まで、データと比較表を交えてわかりやすく解説します。賃貸経営の効率化を検討しているオーナー・管理会社の方は、ぜひ参考にしてください。

目次

不動産管理で利用されるコールセンターとは？

コールセンターが対応する主な業務

不動産管理でコールセンターを導入するメリット

不動産管理でコールセンターを利用するデメリット・注意点

不動産管理向けコールセンターの費用相場

不動産管理向けコールセンターの選び方

よくある質問（FAQ）

まとめ：対応範囲と運用体制を確認して導入しよう

不動産管理で利用されるコールセンターとは？

不動産管理で利用されるコールセンターとは、入居者からの問い合わせや設備トラブル、夜間・休日の電話対応などを管理会社・オーナーに代わって代行するサービスです。「入居者対応コールセンター」「24時間緊急サポートセンター」などと呼ばれることもあります。

コールセンターは管理会社に代わって電話の一次受付を行い、内容に応じて管理担当者や提携の修理業者へ取り次ぎを行います。賃貸運営では、水漏れ・鍵紛失・騒音クレーム・設備故障など、緊急性の高い問い合わせが時間帯を問わず発生します。24時間365日対応のコールセンターを導入することで、営業時間外でも一次対応が可能になります。

自社対応・管理委託・コールセンターの違い

入居者対応の方法は大きく3パターンに分かれます。それぞれの特徴を比較表で整理しました。

対応方法 | 夜間・休日対応 | コスト感 | こんな人に向く
自社・オーナー直接対応 | △（負担大） | 人件費のみ | 戸数が少ない個人オーナー
管理会社へ全部委託 | ○（会社による） | 家賃の3〜5% | 運営を丸ごと任せたい人
コールセンター併用 | ◎（24時間） | 月額1万円台〜 | 電話対応だけ効率化したい人

電話対応を外部へ委託することで、管理担当者が契約・募集・リフォーム手配といった本来業務に集中できる点が大きな特徴です。入居者対応の負担軽減だけでなく、管理戸数の増加にも対応しやすくなることから、導入する管理会社・オーナーが増えています。

コールセンターが対応する主な業務

不動産管理向けコールセンターが対応する業務は幅広く、サービスによって範囲が異なります。代表的な対応業務は以下のとおりです。

カテゴリ | 具体的な問い合わせ例 | 対応内容
設備トラブル | 給湯器故障・水漏れ・エアコン不具合 | 一次受付→提携業者手配
緊急対応 | 鍵紛失・閉じ込め・漏水 | 緊急業者の出動手配
生活トラブル | 騒音・ゴミ出し・近隣クレーム | 状況ヒアリング→管理会社へ報告
契約・問い合わせ | 家賃・更新・退去手続き | 担当者へ取り次ぎ・FAQ回答
入居者からの一般連絡 | 引っ越し連絡・連絡先変更 | 受付・記録・共有

多くのコールセンターは「一次受付＋取り次ぎ・業者手配」を基本とし、契約内容に関する判断や金銭交渉などは管理会社・オーナーへエスカレーション（取り次ぎ）する運用です。どこまでを任せられるかは契約前に必ず確認しましょう。

不動産管理でコールセンターを導入するメリット

コールセンターを導入することで、入居者対応や電話受付にかかる負担を軽減できます。ここでは主なメリットを4つ紹介します。

1. 電話対応による業務負担を軽減できる

不動産管理では、入居者からの問い合わせや設備トラブル対応など、日常的に多くの電話対応が発生します。コールセンターへ一次受付を委託することで、管理担当者が電話対応に追われなくなり、契約・募集・リフォーム手配などの本来業務に集中できます。

電話1件あたりの平均対応時間を5〜10分とすると、1日10件で約1〜1.5時間。これを外注できれば、月20営業日で20〜30時間分の工数削減につながります。

2. 24時間対応で入居者満足度・入居率向上につながる

24時間対応のコールセンターを導入すると、営業時間外でも入居者からの問い合わせを受け付けられます。水漏れや鍵紛失など、緊急時にすぐ連絡できる体制を整えることで、入居者の安心感や満足度が向上します。

「24時間サポート付き」は物件の付加価値となり、入居者募集時のアピールポイントにもなります。結果として入居率の維持・向上や、退去抑制（更新率アップ）にもつながります。

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3. 管理戸数が増えても対応しやすい

管理戸数が増えるほど、問い合わせ件数や電話対応負担も大きくなります。コールセンターを活用することで、問い合わせ受付を分散しやすくなり、管理規模が拡大しても人員を増やさず無理なく対応できる点がメリットです。事業拡大を目指すオーナー・管理会社にとって、スケールしやすい仕組みといえます。

4. 夜間・休日対応による社員・オーナー負担を軽減できる

従来、夜間や休日の緊急連絡は担当者の携帯へ直接かかってくるケースが多く、社員の精神的負担や離職要因になっていました。コールセンターが一次受付を担うことで、緊急性の高い案件のみ取り次ぐ運用が可能になり、オン・オフのメリハリがつきやすくなります。働き方改革の観点からも有効です。

不動産管理でコールセンターを利用するデメリット・注意点

メリットの多いコールセンターですが、導入前に把握しておくべき注意点もあります。

対応範囲は業者によって異なる

コールセンターによって、対応する業務範囲や時間帯は大きく異なります。「電話受付のみ」「業者手配まで」「24時間か日中のみか」など、契約プランによって差があります。想定していた範囲をカバーできず、結局自社対応が残るケースもあるため、対応範囲は契約前に詳細まで確認しましょう。

オペレーター品質に差がある

入居者と直接やり取りするのはオペレーターです。応対品質が低いと、かえって入居者の不満やクレームを招く恐れがあります。不動産業界の専門知識を持つオペレーターか、研修・マニュアル体制が整っているかを確認することが重要です。

費用対効果を確認する必要がある

当然ながら、外注にはコストがかかります。問い合わせ件数が少ない場合は、自社対応のほうが安く済むこともあります。月々の費用と削減できる工数・残業代・離職リスクを天秤にかけ、費用対効果を見極めることが大切です。

情報共有のタイムラグに注意

受付した内容が管理会社へ共有されるまでにタイムラグがあると、対応の二度手間や認識のズレが生じます。リアルタイムで情報共有できる仕組み（システム連携・メール・チャットなど）があるかを確認しましょう。

不動産管理向けコールセンターの費用相場

コールセンターの料金形態は、主に「戸数課金型」「固定月額型」「従量課金型」の3つに分かれます。あくまで一般的な目安ですが、相場感は以下のとおりです。

料金形態 | 費用目安 | 特徴
戸数課金型 | 1戸あたり月額100〜300円程度 | 管理戸数が多いほど割安。管理会社向け
固定月額型 | 月額1〜5万円程度 | 件数に関わらず定額。予算管理しやすい
従量課金型 | 1コール500〜1,500円程度 | 件数が少ない小規模オーナー向け
初期費用 | 0〜5万円程度 | 設定・マニュアル作成費など

たとえば管理戸数100戸で戸数課金型（1戸200円）の場合、月額約2万円が目安です。緊急出動の業者費用は別途実費となるケースが一般的です。正確な料金は問い合わせ件数や対応範囲によって変わるため、複数社から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。

不動産管理向けコールセンターの選び方

自社・自物件に合ったコールセンターを選ぶために、以下の4つのポイントを確認しましょう。

1. 不動産業界に特化しているか確認する

不動産特有のトラブル（設備故障・原状回復・近隣クレームなど）には専門知識が必要です。不動産業界に特化したコールセンターであれば、状況判断や業者手配がスムーズで、入居者対応の質も安定します。導入実績（管理戸数・対応物件数）も判断材料になります。

2. 緊急トラブル対応体制を確認する

水漏れや鍵紛失など、緊急対応が必要なケースで実際に業者を手配できるかは重要です。提携業者ネットワークの有無、出動までのスピード、対応エリアを確認しましょう。「受付だけして手配は自社」というプランでは、緊急時の負担が残ってしまいます。

3. 報告・情報共有のしやすさを確認する

受付内容がどのように報告・共有されるかは、運用のしやすさに直結します。専用システムでの管理、メールやチャットでのリアルタイム共有、対応履歴の閲覧など、自社のフローに合った仕組みがあるか確認しましょう。報告フォーマットが整っていると、引き継ぎミスも防げます。

4. 多言語対応の有無を確認する

外国人入居者が増える中、英語・中国語などの多言語対応が可能かもチェックポイントです。外国人入居者の多いエリアの物件では、多言語対応が入居率向上やトラブル防止に役立ちます。

よくある質問（FAQ）

Q1. 個人の小規模オーナーでもコールセンターを利用できますか？

はい、利用できます。1戸から契約可能なサービスや従量課金型のプランもあり、数戸〜数十戸規模のオーナーでも導入実績があります。夜間・休日の対応負担を減らしたい個人オーナーには、従量課金型や固定月額型が向いています。

Q2. コールセンター導入で入居率は上がりますか？

直接的に保証されるものではありませんが、「24時間サポート付き」は物件の付加価値となり、募集時のアピールや入居者満足度の向上
につながります。特に単身者や女性入居者にとって、夜間トラブルにすぐ対応してもらえる環境は安心材料となり、退去率の低下や口コミ評価の向上にも貢献します。結果として長期的な入居率改善が期待できます。

Q3. コールセンターの導入費用はどのくらいかかりますか？

料金体系はサービスによって異なり、大きく「固定月額型」「従量課金型」「成果報酬型」に分かれます。固定月額型は1戸あたり数百円〜数千円が目安で、管理戸数が多いほど割安になる傾向があります。従量課金型は1件あたりの受電・対応ごとに費用が発生するため、コール件数が少ない物件に向いています。初期費用やシステム利用料が別途かかる場合もあるため、見積もり時に総額で比較することが重要です。

Q4. 既存の管理システムと連携できますか？

多くのコールセンターサービスでは、専用の管理システムや既存の賃貸管理ソフトとの連携に対応しています。対応履歴や報告内容をリアルタイムで共有できるため、二重入力の手間が省け、業務効率が向上します。ただし連携可否はサービスやシステムによって異なるため、導入前に自社が利用しているツールとの互換性を必ず確認しましょう。

Q5. 対応品質はどのように担保されていますか？

専門のオペレーターが在籍し、不動産業務に関する研修やマニュアルに基づいて対応するサービスが一般的です。通話録音やモニタリングによる品質管理、定期的なフィードバックを実施しているところもあります。導入前に応対品質の管理体制や、クレーム発生時のエスカレーションフローを確認しておくと安心です。

まとめ

不動産管理におけるコールセンターの活用は、入居者対応の負担軽減やトラブル時の迅速な初動対応、そして入居者満足度の向上に大きく貢献します。特に24時間365日対応が求められる賃貸管理の現場では、夜間・休日の電話対応をアウトソーシングすることで、管理担当者やオーナーの心身の負担を大幅に減らすことができます。

コールセンターが担う業務は、一次受付や緊急トラブルの取り次ぎだけでなく、業者手配、入居者からの問い合わせ対応、多言語対応まで幅広く、サービスによって対応範囲はさまざまです。導入を検討する際は、本記事で紹介した以下の4つのポイントを意識して選ぶとよいでしょう。

不動産業界に特化した専門知識・実績があるか

緊急トラブル時の業者手配・出動体制が整っているか

報告・情報共有の仕組みが自社フローに合っているか

多言語対応など物件特性に応じたサービスがあるか

料金体系も「固定月額型」「従量課金型」「成果報酬型」など複数あるため、自社の管理戸数やコール件数、対応してほしい業務範囲に応じて最適なプランを選ぶことが大切です。小規模オーナーから大規模管理会社まで、それぞれの規模や課題に合ったサービスが用意されています。

人手不足や働き方改革が進む中で、コールセンターの導入は単なるコスト削減策ではなく、入居者へのサービス品質を高め、物件の競争力を維持・向上させる戦略的な選択肢です。まずは複数のサービスから資料請求や見積もりを取り、自社・自物件に合ったコールセンターを比較検討することから始めてみてはいかがでしょうか。