不動産管理SaaSの選び方完全版｜コスト削減効果と導入成功事例

この記事の3行まとめ

不動産管理SaaSはクラウド上で賃貸・物件管理を効率化するシステムで、初期費用を数百万円→数万円に圧縮できる

定型業務の自動化により、月100件規模の管理で年間約300万円の人件費削減も可能

選定は「事業規模」「機能」「料金体系」「サポート」の4軸で比較するのが失敗しないコツ

「不動産管理システムを導入して業務効率化を図りたいが、どのSaaSを選べばいいのか分からない」――そんな悩みを抱える不動産オーナーや賃貸経営者は少なくありません。物件数が増えるほど、家賃管理・契約更新・入退去対応・修繕手配といった業務は煩雑になり、手作業のままでは限界が訪れます。

本記事では、不動産管理SaaSの基礎知識から、導入によるコスト削減効果、事業規模別の選び方、失敗しない比較ポイント、導入成功事例までを徹底解説します。年間数百万円規模の人件費削減を目指すオーナー・経営者は、ぜひ最後までご覧ください。

目次

不動産管理SaaSとは

不動産管理SaaSの導入メリット・デメリット

事業規模別の不動産管理SaaSの選び方

失敗しない不動産管理SaaSの選び方5つのチェックポイント

不動産管理SaaS導入で得られるコスト削減効果【試算】

導入成功事例

よくある質問（FAQ）

まとめ

1. 不動産管理SaaSとは

不動産管理SaaS（Software as a Service）とは、賃貸管理や物件管理の業務をインターネット経由のクラウド上で行えるサービス型システムのことです。家賃の入金管理、契約書の作成・更新、入退去手続き、修繕対応、入居者とのやり取りなど、賃貸経営に必要な業務を1つのプラットフォームで一元管理できます。

従来のオンプレミス型（自社サーバー設置型）システムと比べて、初期投資を大幅に抑えながら高機能なサービスを利用できる点が最大の特徴です。インターネット環境さえあれば、パソコン・スマートフォン・タブレットからいつでもアクセスでき、テレワークや外出先での管理にも対応します。

1）従来のオンプレミス型システムとの違い

不動産管理SaaSと従来のオンプレミス型システムには、導入方法・運用コスト・保守体制に大きな違いがあります。従来システムでは自社サーバーの構築や専用ソフトウェアの購入が必要で、初期投資として数百万円〜1,000万円規模の費用がかかるケースもありました。

一方、SaaSは月額料金制でサービスを利用でき、初期費用を大幅に削減できます。システムのメンテナンスやアップデートはベンダー側が自動で行うため、IT担当者の負担も軽減され、データのバックアップやセキュリティ対策も専門ベンダーが管理するため安全性も向上します。両者の違いを表で整理しました。

比較項目 | クラウド型SaaS | オンプレミス型
初期費用 | 0〜数十万円 | 500万〜1,000万円
月額費用 | 数千円〜数万円 | 保守費として別途発生
導入期間 | 即日〜数週間 | 数か月
アップデート | 自動・無料が多い | 有償・手動対応
アクセス環境 | 場所を問わない | 社内が中心
保守・運用 | ベンダーが対応 | 自社で管理が必要

2）クラウド型が主流となる理由

不動産業界でクラウド型システムが主流となっている理由は、働き方の多様化とコスト効率の向上にあります。テレワークが普及する中、オフィス以外の場所からでもシステムにアクセスできるクラウド型の需要が急速に高まりました。

また、人手不足が深刻な不動産業界では、少ない人員で効率的に業務を回すツールが不可欠です。スマートフォンやタブレットから物件情報の確認や入居者対応が可能になり、営業・管理効率が大幅に向上します。さらにアップデートによる機能追加も自動で行われるため、常に最新の機能を利用できる点も支持される理由です。

2. 不動産管理SaaSの導入メリット・デメリット

不動産管理SaaSの導入により、業務効率化・コスト削減・データ活用の3つの分野で大きなメリットを得られます。特に人件費の削減効果は、中小企業や個人オーナーにとって経営に直結する重要な要素です。一方で、導入前に理解しておくべきデメリットも存在します。

1）業務効率化による人件費削減効果

不動産管理SaaSの導入により、従来手作業で行っていた契約書作成・家賃計算・入退去手続きなどの定型業務が自動化され、大幅な人件費削減を実現できます。一般的に、自動化によって1人当たりの業務処理能力は約2倍に向上するといわれています。

例えば、月100件の契約管理を行う場合、従来は3人必要だった業務を1.5人で処理できるようになり、年間で約300万円の人件費削減が可能になるケースもあります。

また、ミスによる手戻り作業も大幅に減少し、スタッフはより付加価値の高い営業活動や入居者満足度向上の施策に集中できるため、売上向上にも直結します。

2）リアルタイムデータ活用による意思決定の高速化

SaaSシステムでは、物件の稼働率や収益性をリアルタイムで把握できるため、経営判断のスピードが格段に向上します。従来は月末締めでしか確認できなかった収支データを日次・週次で分析でき、市場変化への対応が迅速に行えます。

空室期間の短縮や家賃設定の最適化により収益性の改善を図れるほか、問い合わせ状況や成約率などの営業データも可視化されるため、効果的な戦略立案が可能です。勘や経験に頼らない、データに基づく科学的な賃貸経営が実現できます。

3）初期投資コストの大幅削減

SaaSモデルでは、従来必要だった高額なサーバー購入費用や専用ソフトウェアのライセンス料が不要です。従来システムの導入には500万〜1,000万円の初期投資が必要でしたが、SaaSなら月額数千円〜数万円から利用を開始できます。

導入時の設定作業も大幅に簡素化されており、メンテナンス費用やアップデート費用も月額料金に含まれるため予算管理も容易です。中小企業や個人オーナーでも大手と同等の高機能システムを利用できる点は、競争力向上に直結します。

4）導入前に知っておくべきデメリット

メリットが多いSaaSですが、導入前に以下のデメリット・注意点も把握しておきましょう。

ランニングコストが継続的に発生する：月額制のため、長期利用では総額がオンプレミスを上回る場合もある

インターネット環境への依存：通信障害時はシステムが利用できない

カスタマイズの制約：自社独自の業務フローに完全には合わせにくい

データ移行・操作習得の手間：既存データの移行や従業員の慣れに時間がかかる

3. 事業規模別の不動産管理SaaSの選び方

不動産管理SaaSは、管理する物件数や事業規模によって最適なタイプが異なります。自社・自身の規模に合ったシステムを選ぶことが、コストパフォーマンスを最大化する鍵です。規模別の特徴を以下の表にまとめました。

事業規模 | システムタイプ | 月額費用の目安 | 主な特徴
大手・管理会社（500戸以上） | 総合型 | 10万円〜数十万円 | 多機能・大量データ処理・外部連携が充実
中小企業（50〜500戸） | 特化型 | 3万〜10万円 | 必要機能に絞りコスパが高い
個人オーナー（数戸〜数十戸） | 簡易型 | 無料〜2万円 | 家賃・収支管理中心でシンプル

1）大手・管理会社向けの総合型システム

500戸以上を管理する大手や管理会社には、契約管理・会計・客付け・入居者対応までを網羅する総合型システムが適しています。大量データの処理能力や、仲介ポータルサイト・会計ソフトとの外部連携が充実しているのが特徴です。月額10万円以上の費用がかかる一方、業務全体の一元化による効率化効果は非常に大きくなります。

2）中小企業向けの特化型システム

50〜500戸を管理する中小企業には、必要な機能に絞った特化型システムがおすすめです。賃貸管理に必要な家賃管理・契約更新・入退去対応などの機能をバランスよく備えながら、月額3万〜10万円程度とコストを抑えられます。導入後の運用負担が少なく、費用対効果に優れる点が魅力です。

3）個人オーナー向けの簡易型システム

数戸〜数十戸を自主管理する個人オーナーには、家賃管理と収支管理を中心とした簡易型システムが向いています。無料プランや月額2万円以下のサービスも多く、確定申告に必要な収支データの出力や入金管理を効率化できます。まずは小規模からSaaSを試したいオーナーに最適です。

4. 失敗しない不動産管理SaaSの選び方5つのチェックポイント

数多くの不動産管理SaaSの中から最適な1つを選ぶには、以下の5つのポイントを軸に比較することが失敗を防ぐコツです。

1）必要な機能が過不足なく揃っているか

自社の業務課題を洗い出し、それを解決できる機能があるかを確認しましょう。機能が多すぎても使いこなせず費用が無駄になり、少なすぎても業務を補えません。家賃管理・契約管理・入退去・客付け・会計など、優先度の高い機能から整理するのがポイントです。

2）料金体系が事業規模に合っているか

「物件数課金」「ユーザー数課金」「固定月額」など料金体系はサービスごとに異なります。物件数が増減する可能性を踏まえ、自社の成長に合わせて無理なくスケールできるプランを選びましょう。初期費用・オプション費用も含めた総額で比較することが重要です。

3）操作性・使いやすさ（UI/UX）

どれだけ高機能でも、現場スタッフが使いこなせなければ意味がありません。無料トライアルやデモを活用し、実際に操作して直感的に使えるかを確認しましょう。スマートフォン対応の有無もチェックポイントです。

4）サポート体制とセキュリティ

導入時の初期設定支援や、運用後の問い合わせ対応（電話・チャット・メール）の充実度を確認しましょう。また、個人情報を扱うため、データの暗号化やバックアップ体制、プライバシーマーク・ISMS認証の有無といったセキュリティ面も必ず確認すべきです。

5）外部システムとの連携性

会計ソフト、仲介ポータルサイト、電子契約サービスなど、既に利用しているツールと連携できるかは業務効率を大きく左右します。連携によって二重入力の手間を省き、データの一元管理を実現できます。

5. 不動産管理SaaS導入で得られるコスト削減効果【試算】

実際にどの程度のコスト削減が見込めるのか、月100件規模の契約管理を行うケースを例に試算してみましょう。あくまで一般的なモデルケースであり、実際の効果は導入環境によって異なります。

項目 | 導入前（手作業） | 導入後（SaaS活用）
家賃入金消込にかかる時間 | 月40時間 | 月8時間
契約書作成・更新業務 | 月30時間 | 月10時間
入退去管理・報告業務 | 月20時間 | 月6時間
合計作業時間 | 月90時間 | 月24時間

このモデルケースでは、月間で約66時間の作業削減が見込めます。スタッフの時給を2,000円と仮定すると、月間約13万円、年間で約156万円の人件費削減効果が試算できます。一方、SaaSの利用料が月3万円程度だとすると、年間36万円のコストを差し引いても、年間120万円以上の収益改善が期待できる計算です。

さらに、削減できた時間を客付けや入居者対応といった「収益を生む業務」に振り向けることで、間接的な売上向上効果も見込めます。単なるコスト削減にとどまらず、企業の成長エンジンとしてSaaSを位置づけることが重要です。

6. 不動産管理SaaSの導入成功事例

実際にSaaSを導入して成果を上げた企業の事例を、規模別に紹介します。自社の状況に近いケースを参考にしてみてください。

事例1：管理戸数500戸の中小管理会社

家賃入金の消込作業を手作業で行っており、月末に経理担当者が深夜まで残業する状態が常態化していました。銀行入金データを自動で取り込み消込できるSaaSを導入した結果、消込作業時間が約80%削減。担当者の残業がほぼゼロになり、ミスによる二重請求のクレームも解消しました。

事例2：管理戸数2,000戸の中堅管理会社

拠点が複数に分かれており、各拠点で情報が分散していたことが課題でした。クラウド型SaaSで全拠点の物件・契約情報を一元管理した結果、本社からリアルタイムで全体状況を把握できるように。電子契約機能との連携で契約手続きのオンライン化も実現し、契約締結までのリードタイムが平均5日短縮されました。

事例3：自社物件中心の不動産オーナー

これまで表計算ソフトで管理していたオーナーが、確定申告対応に対応したSaaSを導入。家賃収入や経費の管理が自動化され、確定申告に必要な帳票も簡単に出力できるようになりました。税理士とのデータ共有もスムーズになり、申告準備の負担が大幅に軽減されています。

7. 不動産管理SaaS導入を成功させるためのポイント

SaaSは「導入して終わり」ではなく、現場に定着させて初めて効果を発揮します。導入を成功に導くために押さえておきたいポイントを整理します。

スモールスタートで段階的に導入する

いきなり全機能・全業務を切り替えると、現場が混乱しやすくなります。まずは家賃管理など効果が見えやすい一部の業務から始め、慣れてきたら徐々に範囲を広げていくのがおすすめです。

運用ルールとマニュアルを整備する

「誰が・いつ・どのようにデータを入力するか」といった運用ルールを明確にし、簡単なマニュアルを用意しましょう。属人化を防ぎ、担当者が交代しても運用を継続できる体制を構築することが定着の鍵です。

効果測定とPDCAを回す

導入後は「作業時間がどれだけ減ったか」「ミスが減ったか」といった指標を定期的に測定しましょう。期待した効果が出ていなければ、運用方法を見直したり、ベンダーのサポートを活用したりして改善を続けることが大切です。

8. よくある質問（FAQ）

Q1. 不動産管理SaaSの導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

規模や移行するデータ量によって異なりますが、小規模であれば即日〜数週間、中堅以上の管理会社で既存データの移行が必要な場合は1〜3ヶ月程度が目安です。多くのベンダーが初期設定やデータ移行のサポートを提供しているため、導入前にスケジュール感を相談しておくと安心です。

Q2. ITに詳しくないスタッフでも使いこなせますか？

近年のSaaSは直感的に操作できるUIを採用しているものが多く、特別なIT知識がなくても利用可能です。ただし操作性には製品差があるため、無料トライアルやデモを活用し、実際に現場スタッフが触って判断することをおすすめします。導入時の操作研修を提供しているベンダーを選ぶとより安心です。

Q3. 既存の管理データはそのまま移行できますか？

多くのSaaSでは、CSVファイルなどを用いた一括インポート機能を備えており、既存の表計算データを移行できます。ただし項目のフォーマット調整が必要な場合もあるため、移行作業の可否やサポートの範囲を契約前に確認しておきましょう。

Q4. 小規模なオーナーでも導入するメリットはありますか？

はい、あります。管理戸数が少ない場合でも、家賃管理や確定申告対応の自動化による事務負担の軽減効果は大きいです。小規模事業者向けの低価格プランや、必要機能に絞ったプランを用意しているサービスも多いため、規模に応じた選択が可能です。

Q5. セキュリティ面は信頼できますか？

主要なSaaSは、データの暗号化通信や定期的なバックアップ、不正アクセス対策などを講じています。プライバシーマークやISMS認証を取得しているサービスを選べば、より安心して利用できます。自社で高度なセキュリティ環境を整えるよりも、専門ベンダーのインフラを利用する方が安全性が高いケースも少なくありません。

9. まとめ

不動産管理SaaSは、家賃管理や契約管理、入退去対応といった煩雑な業務を自動化・効率化し、人件費の削減やヒューマンエラーの防止に大きく貢献します。本記事の試算でも示した通り、適切に導入すれば年間100万円以上のコスト削減効果が期待できるケースもあります。

製品選びで失敗しないためには、「必要な機能」「料金体系」「操作性」「サポート・セキュリティ」「外部連携」の5つのポイントを軸に、自社の課題と照らし合わせて比較検討することが重要です。そして、導入後はスモールスタートと運用ルールの整備、効果測定によるPDCAを通じて、現場への定着を図りましょう。

まずは気になるサービスの無料トライアルやデモを試し、自社にとって最適な1つを見極めることから始めてみてください。適切なSaaSの導入は、業務効率化だけでなく、企業全体