退去時の費用精算ルールとは？オーナーが揉めないためのポイントを解説

この記事の3行まとめ
① 退去費用は「原状回復費＋清掃等の実費」を敷金から相殺するのが基本。通常損耗・経年劣化は貸主負担が原則。
② トラブル防止の鍵は「明細の内訳」「入退去時の写真記録」「説明できる根拠」の3点セット。
③ 国土交通省ガイドラインと特約の扱いを押さえれば、揉めごとを減らし空室期間の短縮にもつながる。

退去時の費用精算は、マンション・アパート経営において避けて通れない実務の一つです。しかし現場では「どこまで請求できるのか判断が難しい」「高額請求だと反発される」「管理会社に任せているが内容を把握できていない」といった悩みが起こりやすく、入居者とのトラブルに発展することも少なくありません。

退去精算は、次の募集をスムーズに進めるための重要な工程です。精算で揉めると入れ替えが遅れ、結果として空室期間が伸び、家賃収入のロスにつながることもあります。本記事では、不動産オーナーが押さえるべき基本ルールと、トラブルを防ぐ実務ポイントを、費用相場・判断基準・実務フローを交えて徹底的に解説します。

退去費用精算の仕組み

退去費用精算の仕組み

退去費用の主な内訳と費用相場

請求可否の判断ポイント（ガイドライン準拠）

トラブルになりやすい失敗パターンと防ぎ方

退去立会い〜精算書送付までの実務フロー

特約がある場合の注意点

よくある質問（FAQ）

まとめ：退去費用精算はルール・証拠・説明で決まる

退去時の費用精算は、敷金を差し引けば終わりという単純な話ではありません。原状回復の考え方や負担区分を誤ると、借主とのトラブルに発展しやすく、結果として入れ替えや募集にも影響します。まずは「費用精算の仕組み」と「原状回復の基本ルール」を整理し、請求すべき範囲を正しく判断できる状態にしておきましょう。

退去費用精算とは

退去費用精算とは、賃借人が物件を退去する際に、原状回復に必要な費用や清掃などの実費を整理し、入居時に預かった敷金から差し引いて清算する手続きを指します。敷金の範囲内で収まれば残額を返金し、不足する場合は追加請求となります。

この精算の基準となるのが、国土交通省が公表している「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」です。法的な強制力はありませんが、裁判例の蓄積を踏まえた実務上の指針として広く参照されており、トラブル時の判断基準として極めて重要です。さらに2020年4月施行の改正民法では、敷金の定義と返還義務、通常損耗・経年劣化が賃借人の原状回復義務に含まれないことが明文化されました。

退去費用＝原状回復費＋清掃等の実費

退去費用は大きく「原状回復費（借主の故意・過失による損傷の修繕費）」と「清掃等の実費（ハウスクリーニングなど）」で構成されます。ここで重要なのは、請求内容が正しいかどうかだけでなく、内訳を説明できる状態になっているかという点です。

たとえば工事費をまとめて「原状回復一式」として提示すると、借主側は何にいくらかかったのか判断できず、不信感を抱きやすくなります。退去精算をスムーズに進めるためには、作業内容と金額が対応した明細を用意し、根拠を示せる形にしておくことが前提になります。

通常損耗・経年劣化は貸主負担が原則

退去精算でもっとも揉めやすいのが、借主負担と貸主負担の線引きです。「原状回復」という言葉は「入居前の状態に完全に戻す」と誤解されがちですが、実務上は通常損耗・経年劣化まで借主に負担させることはできません。これらは月々の家賃に含まれているという考え方が前提だからです。

区分 | 具体例 | 負担者
通常損耗 | 家具設置による床のへこみ、画鋲・ピン跡、日照によるクロス変色 | 貸主（オーナー）
経年劣化 | 畳・襖の自然な日焼け、設備の自然な摩耗 | 貸主（オーナー）
故意・過失 | 落書き、結露放置によるカビ、タバコのヤニ・臭い、ペットの傷 | 借主（入居者）
善管注意義務違反 | 水漏れを放置した床の腐食、掃除不足によるカビの拡大 | 借主（入居者）

オーナー側は、借主が悪いかどうかという感情論ではなく、故意・過失や善管注意義務違反によって損傷が生じたかという客観的な基準で整理することが重要です。

退去費用の主な内訳と費用相場

退去費用の判断を正しく行うには、各項目の一般的な費用相場を把握しておくことが欠かせません。以下は単身〜ファミリー向け物件で目安となる費用感です（地域・業者により変動します）。

項目 | 費用相場の目安 | 原則の負担者
ハウスクリーニング（1R・1K） | 15,000〜30,000円 | 特約があれば借主／なければ貸主
ハウスクリーニング（ファミリー） | 30,000〜70,000円 | 同上
クロス張替え（1㎡あたり） | 1,000〜1,500円 | 損傷部分は借主・経年分は減額
クッションフロア張替え（1畳） | 4,000〜8,000円 | 状況により按分
フローリング部分補修 | 20,000〜50,000円 | 故意・過失なら借主
エアコンクリーニング | 8,000〜15,000円 | 原則貸主（特約除く）
鍵交換 | 10,000〜25,000円 | 多くは貸主（防犯目的）

クリーニング費用はどこまで請求できる？

ハウスクリーニング費用は、ガイドライン上は「通常清掃の範囲であれば貸主負担」が原則です。ただし、賃貸借契約に「退去時のハウスクリーニング費用は借主負担とする」という特約が明記されており、かつ金額が明示されている場合は、借主負担として有効と判断されることが多くなります。逆に特約がなければ、通常使用の汚れに対するクリーニング費用を借主に請求するのは難しくなります。

クロス・床の張替えは借主負担になる？

クロス（壁紙）や床材の張替えは、判断が分かれやすい項目です。ポイントは「減価償却（経過年数の考慮）」です。ガイドラインでは、クロスの耐用年数を6年として、入居期間が長いほど借主の負担割合が下がる考え方を採用しています。

入居1年で借主過失のクロス汚損 → 残存価値が高いため借主負担割合が大きい

入居6年以上で同様の汚損 → クロスの残存価値はほぼ1円となり、借主負担はわずか（施工費の一部のみ請求可のケースも）

通常損耗（家具跡・日焼け） → 入居年数にかかわらず貸主負担

つまり「タバコのヤニで全面張替えが必要になった」場合でも、入居が長期にわたれば全額を借主に請求できるわけではない点に注意が必要です。

設備（エアコン・水回り）の清掃・修理の扱い

エアコンや給湯器、水回り設備の自然故障・経年劣化による不具合は、貸主負担が原則です。一方で、フィルター清掃を怠ったことによるカビ・故障、無理な使用による破損などは借主の善管注意義務違反として請求できる可能性があります。設備の故障については「自然故障か、使い方が原因か」を写真や使用状況から客観的に判断することが重要です。

請求可否の判断ポイント（ガイドライン準拠）

請求可否を迷ったときは、以下のフローで判断すると整理しやすくなります。

その損傷は「通常使用で生じる範囲」か？ → YESなら貸主負担

借主の故意・過失・善管注意義務違反によるものか？ → YESなら借主負担の検討へ

該当箇所の耐用年数と入居年数から、減価償却後の残存価値を計算する

残存価値 × 借主の責任割合で負担額を算出する

明細・写真・契約書（特約）をセットにして説明できる形にする

この手順を踏むことで、「なんとなく高め」「とりあえず一式」といった請求を避け、根拠ある精算ができます。借主が消費生活センターや弁護士に相談したときも、この基準で説明できれば争いになりにくくなります。

トラブルになりやすい失敗パターンと防ぎ方

明細が「一式」だと揉めやすい

もっとも多いトラブルが、精算書に「原状回復工事一式 〇〇円」とだけ記載されているケースです。借主は何にいくらかかったのか把握できず、「ぼったくられている」という不信感を抱きます。防止策は項目ごとに「作業内容・数量・単価・金額・負担区分」を分けて記載すること。クロスなら「リビング壁面〇㎡ × 単価」のように、第三者が見ても妥当性を判断できる粒度で示しましょう。

写真・記録がないと不利

「この傷は入居前からあった」という主張に反論できないと、請求は通りません。入居前後の状態を比較できる写真記録がないと、立証責任の観点でオーナー側が不利になります。対策は以下の通りです。

入居時：チェックリスト＋日付入り写真を撮影し、借主と相互に確認・署名する

退去時：立会いで損傷箇所を撮影し、借主にもその場で確認してもらう

写真はクラウド等で物件・部屋番号ごとに保管し、いつでも提示できるようにする

共用部や管理状態が悪いと印象が落ちる

共用部の清掃が行き届いていない、設備が放置されているなど、日頃の管理状態が悪いと、退去精算の段になって「普段は何もしないのに退去時だけ請求してくる」という感情的な反発を招きます。普段から適切な管理を行い、修繕にも誠実に対応しておくことが、退去時のスムーズな精算にもつながります。

退去立会い〜精算書送付までの実務フロー

退去から精算完了までの一般的な流れと所要期間の目安は以下の通りです。

ステップ | 内容 | 目安期間
①解約通知の受領 | 退去日の1〜2か月前に書面で受領 | 退去1〜2か月前
②退去立会い | 室内状態を借主と確認・撮影 | 退去当日
③見積取得 | 原状回復・清掃業者から見積を取得 | 退去後1週間程度
④精算書作成・送付 | 負担区分を明示した精算書を作成 | 退去後1〜2週間
⑤敷金返還／追加請求 | 差額を返金または請求 | 契約に定める期限内（多くは1か月以内）

退去立会いで確認すべきポイント

退去立会いは精算の出発点です。次の点を借主と一緒に確認しましょう。

壁・床・天井の損傷、汚れ、カビの有無

水回り（キッチン・浴室・トイレ）の状態

建具・網戸・鍵・付帯設備の動作と破損

残置物の有無（残されると撤去費が発生）

その場で確定しない項目は「業者見積後に確定」と明記する

立会い時に確定額を約束してしまうと、後から見積が変わった際にトラブルになります。「現地確認の結果」と「最終精算額」は分けて伝えるのが鉄則です。

見積・精算書の作り方

精算書には、最低限以下の要素を含めると説明力が高まります。

項目ごとの作業内容・数量・単価・金額

各項目の負担区分（借主／貸主）と按分根拠（耐用年数・入居年数）

敷金額、相殺後の返還額または追加請求額

添付資料：損傷箇所の写真、業者見積書、契約書の特約条項

特約がある場合の注意点

「ハウスクリーニング費用は借主負担」「短期解約時は違約金が発生」といった特約は、適切に設定すれば有効ですが、何でも認められるわけではありません。判例上、借主に通常損耗の修繕義務を負わせる特約が有効とされるには、次の3要件を満たすことが求められます。

特約の必要性があり、内容が合理的であること

借主が特約の存在と内容を明確に認識していること（契約時に説明している）

借主が特約による義務負担の意思表示をしていること（署名・押印）

金額が明示されておらず曖昧な特約や、相場とかけ離れた高額な負担を求める特約は、消費者契約法第10条により無効と判断されるリスクがあります。特
に「ハウスクリーニング費用」を特約で借主負担とする場合は、契約書に「ハウスクリーニング費用として○○円を借主が負担する」と具体的な金額を明記し、契約時に口頭でも説明したうえで、借主の署名・押印を得ておくことが重要です。これにより、退去時に「聞いていない」「高すぎる」といった争いを未然に防げます。

無効になりやすい特約の例

「経年劣化・通常損耗もすべて借主負担」という包括的な原状回復特約

金額や範囲が不明確で、借主が負担額を予測できない特約

クリーニング相場を大きく上回る高額な費用設定

契約書に記載があるだけで、内容の説明がまったくなかった特約

特約は「設定すれば必ず有効」ではなく、「合理性と説明・合意の3要件を満たして初めて有効」と理解しておきましょう。曖昧な特約は、かえって精算トラブルの火種になります。

トラブルを未然に防ぐための実務ポイント

退去時の精算で揉めないためには、契約段階・入居中・退去時のそれぞれで適切な準備をしておくことが欠かせません。実務上、特に効果が高い対策を整理します。

入居時のチェックリストと写真記録

最も効果的なのが、入居時の室内状態を記録しておくことです。入居前に物件の状態を写真や動画で残し、借主と「入居時チェックリスト」を共有しておけば、退去時に「もともとあった傷か、入居後についた傷か」を客観的に判断できます。これがないと、損傷の発生時期をめぐって水掛け論になりがちです。

入居前にすべての部屋・水回り・設備を撮影し、日付がわかる形で保存する

既存の傷・汚れはチェックリストに記録し、借主の確認サインをもらう

同じ条件で退去時にも撮影し、比較できるようにする

国土交通省ガイドラインを基準にする

負担区分に迷ったときは、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を判断基準にしましょう。ガイドラインは法的拘束力こそありませんが、裁判でも実務上の指標として広く参照されており、これに沿った精算であれば借主への説明も格段に通りやすくなります。「ガイドラインに基づいて算定しました」と伝えられること自体が、トラブル回避につながります。

敷金返還の期限を守る

敷金の返還が遅れると、それだけで借主の不信感を招きます。契約書に返還期限を明記し（一般的には退去後1か月以内）、その期限を厳守しましょう。やむを得ず精算に時間がかかる場合は、見込みの返還日を早めに連絡しておくことで、不要な摩擦を避けられます。

よくある質問（FAQ）

Q1. 壁紙の張り替え費用は全額借主に請求できますか？

原則として全額請求はできません。壁紙には耐用年数（おおむね6年）が設定されており、入居年数に応じて価値が減価していくと考えます。たとえば6年以上居住していた場合、壁紙の残存価値はほぼ1円とされ、借主の負担はクロスの張り替え工事の手間賃程度にとどまるのが一般的です。ただし、借主の故意・過失による著しい汚損（落書き、ペットによる引っかき傷など）がある場合は、その部分の負担割合が高くなります。

Q2. 借主が精算内容に納得せず敷金返還を求めてきた場合はどうすればよいですか？

まずは精算書と添付資料（写真・業者見積・契約書の特約）をもとに、項目ごとの根拠を丁寧に説明しましょう。それでも合意に至らない場合は、感情的に対立せず、国民生活センターや消費生活センター、各自治体の住宅相談窓口、賃貸借トラブルに詳しい弁護士などの第三者機関に相談するのが有効です。少額のケースであれば、少額訴訟や民事調停も選択肢になります。記録と根拠を揃えておくことが、いずれの場合でも有利に働きます。

Q3. ハウスクリーニング費用を借主負担にする特約は有効ですか？

金額が具体的に明示され、契約時に説明したうえで借主の署名・押印を得ているなど、合理性・認識・合意の3要件を満たしていれば有効と認められやすくなります。逆に、金額が不明確だったり、相場を大きく上回る高額な設定だったりすると、消費者契約法により無効と判断されるおそれがあります。特約を設ける場合は「ハウスクリーニング費用として○○円を負担する」と具体的に記載することが重要です。

Q4. 退去立会いに借主が立ち会わない場合はどうすればよいですか？

借主の立会いがなくても精算は可能ですが、後日のトラブルを避けるため、退去時の室内状態を写真・動画で詳細に記録しておくことが不可欠です。可能であれば、立会い日時を事前に書面で通知し、その経緯を残しておきましょう。借主が立会いを拒否した記録があれば、貸主側の対応の正当性を示す材料になります。

まとめ

退去時の費用精算は、オーナーと借主の双方にとって最もトラブルが起こりやすい場面です。揉めごとを防ぐ鍵は、「明確なルール」と「客観的な根拠」をあらかじめ用意しておくことに尽きます。

原状回復の負担区分は、国土交通省ガイドラインを基準に判断する

通常損耗・経年劣化は貸主負担、故意・過失による損傷は借主負担が原則

入居時・退去時の写真記録とチェックリストで、損傷の発生時期を明確にする

精算書には項目・数量・単価・負担区分・按分根拠を具体的に記載する

特約は合理性・説明・合意の3要件を満たして初めて有効になる

敷金返還は契約で定めた期限内に行い、信頼関係を損なわない

これらのポイントを押さえておけば、退去時の精算で借主と無用な対立を生むリスクを大きく減らせます。契約段階からの準備と、ガイドラインに沿った透明性の高い対応こそが、長期的に安定した賃貸経営につながります。精算ルールを社内で整備し、トラブルを未然に防ぐ仕組みを整えていきましょう。