マンション総会の議事録の書き方とは？ 記入例と注意点を解説

この記事の3行まとめ

マンション総会の議事録は区分所有法第42条で作成が義務づけられ、不備があると20万円以下の過料の対象になる

記載8項目と質疑応答つきの記入例を押さえれば、初めての理事長でも迷わず作成できる

完成前に5つの注意点をチェックし、総会後1ヶ月以内の配布を目標にすればトラブルを防げる

マンション総会の議事録を任されたものの、「何を、どこまで書けばいいのか」と頭を抱えていませんか。議事録の作成は区分所有法という法律で義務づけられた業務であり、不備があると20万円以下の過料を受ける可能性があります。さらに、議決権数や採決結果に誤りがあると「決議が無効ではないか」と争われ、修繕積立金の値上げや大規模修繕の実施といった重要な決定が覆るリスクすらあります。

とはいえ、記載すべき項目と作成の流れを事前に把握しておけば、初めての方でもスムーズに仕上げられます。この記事では、議事録の書き方を質疑応答つきの記入例とともに解説し、作成スケジュール・5つの注意点・よくある質問まで網羅的にまとめました。総会当日から配布までの全体像を、この1記事でつかんでいただけます。

目次

マンション総会の議事録とは？基礎知識を確認

マンション総会の議事録に書くべき8項目と記入例

理事長が押さえるべき議事録作成の流れと5つの注意点

議事録作成にかかる費用と保管・閲覧のルール

マンション総会の議事録に関するよくある質問（FAQ）

まとめ｜正確な議事録で総会の決定事項を守ろう

マンション総会の議事録とは？基礎知識を確認

マンション総会の議事録とは、管理組合の最高意思決定機関である「総会（集会）」での審議内容と決定事項を記録した公式書類です。決算の承認、予算案、大規模修繕の実施、管理規約の変更、管理会社の変更など、マンション運営に関わる重要事項はすべて総会で決議され、その記録が議事録として残されます。

議事録は単なる「メモ」ではありません。後日のトラブル時に「いつ・誰が・どの決議をしたか」を証明する法的な証拠となるほか、不動産を売却する際の重要事項説明にも参照されます。区分所有者（オーナー）にとっては、自分が出席できなかった総会で何が決まったのかを知る唯一の公式資料でもあるのです。

議事録と議案書・総会資料の違い

「議事録」「議案書」「総会資料」は混同されがちですが、役割が明確に異なります。それぞれの違いを整理しておきましょう。

書類名 | 役割 | 作成タイミング
議案書（総会通知） | これから審議する議題を事前に通知する | 総会開催の最低1週間前まで
総会資料 | 決算書・予算案など審議の根拠資料 | 議案書と同時に配布
議事録 | 審議の経過と決定結果を事後に記録する | 総会終了後（1ヶ月以内が目安）

つまり議案書が「これから何を決めるか」を示す事前資料であるのに対し、議事録は「何がどう決まったか」を残す事後記録という位置づけです。

マンション総会の議事録に書くべき8項目と記入例

マンション総会の議事録は、管理組合の意思決定を正式に残す書類です。「何となく書けばいい」では済まず、法律で記載内容や署名のルールが定められています。ここではまず法律上のルールを確認したうえで、必ず盛り込むべき8項目と実際の記入例を紹介します。

区分所有法第42条で定められた3つのルール

議事録のルールを定めているのは、区分所有法（正式名称：建物の区分所有等に関する法律）の第42条です。この条文では、次の3つが義務として定められています。

議長（通常は理事長）が、書面または電子データ（電磁的記録）で議事録を作成する

「議事の経過の要領」と「その結果」を記載する

議長と、総会に出席した区分所有者2名の合計3名が署名する（書面の場合は押印を伴うのが一般的）

ここで押さえたいのが「議事の経過の要領」という表現です。一言一句を書き起こす必要はなく、各議案の審議内容を要約して記録すれば問題ありません。一方で、作成を怠ったり事実と異なる内容を記載したりすると、区分所有法第71条にもとづき20万円以下の過料に処される可能性があります。

議事録に盛り込むべき8つの記載項目

法律上の要件と実務上の慣行をふまえると、議事録に盛り込むべき項目は次の8つに整理できます。

記載項目 | 具体的な内容
①開催日時と場所 | 「令和○年○月○日 午前○時○分」「○○集会室」など正確に
②組合員総数と議決権総数 | 区分所有者の人数と、専有面積等にもとづく議決権の総数
③出席議決権数の内訳 | 本人出席・委任状・議決権行使書面の3区分で集計
④議長の選任と開会宣言 | 誰が議長を務めるか、成立要件を満たした旨
⑤各議案の説明概要と採決結果 | 議案ごとに「賛成○・反対○」または「賛成多数で可決」など
⑥質疑応答の要点 | 採決に影響する重要な発言のみ要約
⑦閉会宣言と閉会時刻 | 議事終了の宣言と正確な時刻
⑧署名・押印 | 議長＋出席区分所有者2名の計3名

とくに③の出席議決権数の内訳は、決議の有効性を左右する最重要項目です。普通決議（過半数）と特別決議（4分の3以上）では必要な賛成数が異なるため、議案ごとの要件と賛成数を正確に記録する必要があります。

決議の種類 | 必要な賛成数 | 主な対象議案
普通決議 | 区分所有者・議決権の各過半数 | 予算・決算の承認、役員選任など
特別決議 | 各4分の3以上 | 規約の変更、大規模な共用部分の変更など
建替え決議 | 各5分の4以上 | マンションの建替え

質疑応答つき記入例で書き方をイメージする

項目を確認したら、実際の記入例を見てみましょう。質疑応答は書き方に迷いやすく、実務では「どこまで書くか」の判断が求められます。ポイントは、採決に影響を及ぼす発言だけを要約して残すことです。以下に標準的な記入例を示します。

令和○年○月○日（○）午前○時○分より、○○集会室において、令和○年度定期総会を開催した。

組合員総数　○○名／議決権総数　○○個
出席議決権数　○○個（本人出席○個・委任状○個・議決権行使書面○個）

管理規約第○条に定める総会成立要件を満たしたため、理事長○○○○が議長として選任され、審議に入った。

【第1号議案】令和○年度事業報告および収支決算報告承認の件
議長より事業報告および収支決算について説明があった。
質疑：○○号室の組合員より、修繕積立金の使途について質問があり、理事長が内訳を説明した。
採決の結果、賛成○個・反対○個の賛成多数で承認された。

【第2号議案】令和○年度事業計画および収支予算案承認の件
議長より事業計画案および収支予算案について説明があった。
採決の結果、賛成○個・反対○個の賛成多数で承認された。

議長は、以上をもって本日の議事を終了した旨を述べ、午前○時○分に閉会を宣言した。

以上の議事を明確にするため、この議事録を作成し、議長および出席者が署名押印する。

令和○年○月○日　令和○年度定期総会
議　長　　（署名・押印）
出席者　　（署名・押印）
出席者　　（署名・押印）

質疑応答については、すべてのやりとりを記録する必要はありません。採決に影響しない雑談や脱線した発言は省略して構わないので、要点だけを簡潔にまとめましょう。一方で、議案の修正につながった意見や、特定の組合員からの強い反対意見など、後日の説明責任に関わる発言は省略せず記録しておくと安全です。

理事長が押さえるべき議事録作成の流れと5つの注意点

議事録の記載項目がわかったら、次に気になるのは「いつ・誰が・どう作るか」という実務の流れです。管理会社に委託しているマンションと自主管理のマンションでは手順が異なります。ここでは、多くのマンションで採用されている管理会社との連携パターンを中心に解説します。

草案の受け取りから署名・配布までの3ステップ

議事録が完成するまでの流れは、大きく3つのステップに分かれます。

ステップ1：管理会社の担当者（フロントマン）が草案を作成する
総会終了後、記憶が鮮明なうちに着手してもらうよう依頼しましょう。目安として、総会後3日〜1週間以内に草案を受け取れると安心です。

ステップ2：理事長が草案の内容を確認し、加筆・修正を行う
議決権の数や採決結果に誤りがないか、記載漏れがないかを重点的にチェックします。管理会社任せにせず、理事長自身が責任を持って内容を精査することが重要です。

ステップ3：議長と署名人2名の計3名が署名・押印し、各区分所有者へ配布する
原本は管理事務室などで保管し、配布にはコピーを使用します。単身赴任などでマンション外に居住している組合員には郵送しましょう。

法律上、議事録の作成期限そのものは定められていません。ただし、利害関係人から閲覧の申し出があった場合には応じる義務があるため、総会後1ヶ月以内の完成を目標にすると安全です。標準的なスケジュールは下表のとおりです。

時期 | 作業内容 | 担当
総会当日 | 議事の記録・録音、出欠データの確定 | 管理会社・理事長
総会後3〜7日 | 草案の作成・受け取り | 管理会社
総会後1〜2週間 | 内容確認・加筆修正 | 理事長
総会後2〜3週間 | 署名・押印（議長＋2名） | 議長・署名人
総会後1ヶ月以内 | 原本保管・各組合員へ配布 | 管理会社・理事長

完成前に確認したい5つの注意点

議事録を仕上げる前に、次の5つをチェックしておくとトラブルを防げます。

注意点 | 確認すべき内容
①事実と異なる記載をしない | 議決権数・採決結果を出欠データと照合する
②総会後できるだけ早く仕上げる | 草案依頼は総会翌日、完成は1ヶ月以内が目安
③テンプレートで体裁を統一する | フォント・記載項目を決めて担当者間で共有する
④原本を確実に保管する | 署名・押印済みの原本は管理事務室で長期保存する
⑤総会の議論を録音しておく | 冒頭で出席者の了承を得たうえで録音する

とくに注意したいのは、①事実と異なる記載です。議決権の数に誤りがあると、後日「決議が無効ではないか」と問われ、最悪の場合は決議の効力をめぐって訴訟に発展しかねません。当日の出欠データと照らし合わせ、数字の正確性を必ず確かめましょう。また、⑤の録音データは草案作成の裏付けとなるため、議事録が確定し配布が完了するまでは消去せず保管しておくと安心です。

議事録作成にかかる費用と保管・閲覧のルール

議事録の作成は、コストと保管義務の両面でも理解しておきたいポイントがあります。オーナーや理事長として知っておくべき実務知識を整理します。

作成費用の相場

管理会社に委託している場合、議事録の草案作成は通常、管理委託費の範囲内に含まれていることがほとんどです。別途料金が発生するケースは限られますが、自主管理マンションや特別なケースでは外部に依頼することもあります。おおよその費用感は次のとおりです。

依頼先・方法 | 費用の目安 | 特徴
管理会社（委託契約内） | 追加費用なし | フロント担当が草案を作成。一般的なパターン

自主管理（理事が自作

自主管理（理事が自作） | 実質0円（手間のみ） | コストはかからないが理事の負担が大きい
行政書士・司法書士等への外注 | 1万〜3万円／回 | 専門家が作成。正確性は高いが費用が発生する
議事録作成代行サービス | 5,000円〜2万円／回 | 録音データから書き起こし。スポット利用に便利

多くのマンションでは管理会社の委託費に含まれているため、追加コストを気にする必要はありません。ただし、委託契約の内容によっては「草案作成は含むが配布作業は別料金」というケースもあるため、契約書を一度確認しておくとよいでしょう。

保管期間と保管場所のルール

区分所有法および標準管理規約では、議事録の保管について明確な定めがあります。理事長（管理者）には議事録を保管する義務があり、紛失や廃棄をすると規約違反となるため注意が必要です。

項目 | ルール
保管義務者 | 理事長（管理者）
保管期間 | 明確な期限はないが、永久保存が望ましい
保管場所 | 管理事務室など、組合員がアクセスしやすい場所
保管形式 | 署名・押印済みの原本を保管。電子データは補助的に併用

議事録はマンションの歴史を記録した重要書類です。大規模修繕の決議内容や、過去の規約改正の経緯などをさかのぼって確認できるため、原則として廃棄せず永久に保存することをおすすめします。とくに修繕積立金の使途や工事の決議に関する議事録は、将来のトラブル防止や売却時の説明資料としても役立ちます。

組合員からの閲覧請求への対応

区分所有者や利害関係人から議事録の閲覧を求められた場合、理事長は正当な理由がなければ拒否できません。閲覧請求は組合運営の透明性を確保するための権利として認められているためです。スムーズに対応できるよう、次の点を整理しておきましょう。

誰でもすぐ取り出せるよう保管場所を明確にしておく

閲覧の申し出があった際の対応手順を理事会で決めておく

個人情報（区分所有者名など）の取り扱いに配慮する

原本は持ち出させず、その場での閲覧またはコピー対応とする

閲覧請求に適切に対応することは、組合員からの信頼を維持するうえでも欠かせません。日頃から議事録を整理し、いつでも提示できる状態にしておくことが理想です。

マンション総会の議事録に関するよくある質問

最後に、議事録の作成や運用に関して理事長やオーナーから寄せられることの多い質問をまとめました。実務で迷ったときの参考にしてください。

Q1. 議事録は誰が作成しなければならないのですか？

区分所有法では、議事録の作成義務は議長（通常は理事長）にあると定められています。ただし、実務上は管理会社のフロント担当者が草案を作成し、理事長が内容を確認・修正したうえで完成させるのが一般的です。最終的な責任は議長にあるため、草案を鵜呑みにせず、自分の目で事実関係を確認することが大切です。

Q2. 議事録への署名・押印は何人必要ですか？

標準管理規約では、議長と、総会に出席した区分所有者2名の合計3名の署名・押印が必要とされています。署名人となる2名は、総会の場で出席者の中から選任しておくとスムーズです。署名・押印が欠けていると議事録としての効力が問われる可能性があるため、必ず規約に沿った人数を確保しましょう。

Q3. 議事録は電子データだけで保管しても問題ありませんか？

近年は電子署名やオンライン総会の普及により、電子的な議事録の作成・保管も認められるケースが増えています。ただし、署名・押印という従来の方式を採用している場合は、署名・押印済みの紙の原本が正式な議事録となります。電子データはあくまで補助的な控えと位置づけ、原本を確実に保管しておくのが安全です。電子化を本格的に進める場合は、規約の改正や電子署名の要件を事前に確認しましょう。

Q4. 議事録の内容に誤りが見つかった場合はどうすればよいですか？

配布前に誤りが見つかった場合は、署名・押印を行う前に訂正すれば問題ありません。すでに署名・押印して配布した後に誤りが判明した場合は、訂正版を作成し、訂正の経緯を明記したうえで再度署名・押印を行うのが望ましい対応です。とくに議決権数や採決結果といった重要事項の誤りは決議の効力に関わるため、速やかに対応し、組合員へ訂正を周知しましょう。

Q5. 議事録に発言者の名前をすべて記載する必要はありますか？

議事録は会議の逐語的な記録ではなく、議論の要点と決議の結果を残す文書です。そのため、すべての発言を発言者名とともに記録する必要はありません。重要な論点については「○○についての質疑があり、△△との回答があった」といった形で要旨を簡潔にまとめれば十分です。ただし、個人を特定する記載をする場合は、プライバシーへの配慮を忘れないようにしましょう。

まとめ

マンション総会の議事録は、決議の正当性を証明し、組合運営の透明性を保つための重要な書類です。単なる会議のメモではなく、将来のトラブルを防ぎ、マンションの歴史を記録する役割を担っています。

本記事で解説したポイントを、最後に振り返っておきましょう。

議事録には開催日時・場所・出席者数・議事の経過・決議結果などの必須項目を漏れなく記載する

議決権数や採決結果は出欠データと照合し、事実と異なる記載を絶対にしない

議長と出席者2名による署名・押印を必ず行い、原本を保管する

総会後1ヶ月以内を目安に完成・配布し、対応を迅速に進める

原本は永久保存を前提に、組合員がアクセスしやすい場所で管理する

閲覧請求には正当な理由なく拒否できないため、いつでも提示できる体制を整える

議事録の作成は手間のかかる作業ですが、テンプレートを活用し、録音データを裏付けとして残しておけば、正確で効率的に仕上げることができます。管理会社に委託している場合でも、最終的な責任は議長である理事長にあることを忘れず、内容をしっかり確認する姿勢が大切です。

正確で分かりやすい議事録を残すことは、組合員からの信頼を得るとともに、マンションの資産価値を守ることにもつながります。本記事を参考に、適切な議事録作成と運用にぜひ役立ててください。