マンション管理会社の変更手順と失敗しない3つの注意点を解説

【この記事の3行まとめ】

管理会社の変更は普通決議で可能

問題点の整理から引き継ぎ完了まで期間は3〜6か月

変更前の改善要求と住民説明会での合意形成が成否を分ける

【目次】

マンション管理会社を変更する具体的な手順

管理会社変更で失敗しないための3つの注意点

まとめ｜管理会社変更は正しい手順と準備で成功する

マンションの管理会社を変更したいものの、何から手をつければいいのかわからない。そのような不安を抱えている理事会役員の方は少なくないでしょう。

実は管理会社の変更は普通決議で可能であり、手順さえ押さえれば難しい話ではありません。この記事では、管理会社変更の具体的な手順と失敗しないための注意点を解説します。

マンション管理会社を変更する具体的な手順

管理会社の変更は、問題点の整理から引き継ぎ完了まで、おおむね3〜6か月かかります。全体を「準備」「決定」「実務」の3フェーズに分けて把握しておくと、理事会内の役割分担もスムーズになります。

問題点の整理から見積もり依頼までの準備

最初に取り組むべきは、現在の管理会社に対する問題点の洗い出しです。

理事会メンバーだけでなく、過去の役員経験者へも聞き取りを行う

全組合員へアンケートを実施し、不満の傾向を把握する

「管理会社そのものへの不満」と「担当者個人への不満」を区別して集約する

問題点が整理できたら、3〜5社の管理会社に見積もりを依頼します。条件を統一するため、現在の管理委託契約書や重要事項説明書、直近の総会資料を各社に提出しましょう。

プレゼン選考から総会決議までの流れ

見積もりが出そろったら、金額と提案内容を理事会で比較し、2〜3社に絞り込みましょう。候補の管理会社にはプレゼンテーションを依頼します。営業担当だけでなく、実際に担当するフロント担当者候補にも同席してもらうと、人柄や意気込みを直接確認できるでしょう。

推薦する1社が決まったら、理事会決議を経て総会の準備に進みます。管理会社の変更は普通決議で成立するため、区分所有者の過半数の賛成で可決されます。

解約通知から引き継ぎ完了までの実務

総会で承認されたら、現在の管理会社へ解約通知を送付します。国土交通省の「マンション標準管理委託契約書」に準じた契約であれば、3か月前までに通知することで解約が成立するでしょう。

解約と同時に新管理会社との契約を締結し、引き継ぎに入ります。通帳や印鑑、共用部の鍵などの受け渡しに漏れがないよう、理事会で両社の進捗を確認しましょう。

管理会社変更で失敗しないための3つの注意点

手順通りに進めれば変更自体はスムーズに完了します。ただし「変更すれば必ず良くなる」という思い込みは禁物です。

変更前に試すべき現管理会社への改善要求

不満が「担当者の対応」に限られる場合、管理会社を丸ごと変える必要はないかもしれません。まずは上席者へ担当変更や業務改善を書面で要請してみましょう。改善されなければ、その事実自体が変更を進める根拠になります。

合意形成を左右する住民説明会のコツ

管理会社変更で一番苦労するのが住民の合意形成です。事前説明会では、以下の3点を資料で丁寧に説明しましょう。

なぜ管理会社の変更が必要なのか

理事会がどのように検討を進めてきたのか

なぜこの管理会社を推薦するのか

管理委託費の削減額やサービス比較など具体的な数字を示すと、住民の納得感が高まります。

新管理会社選びで見落としがちな判断基準

管理委託費の安さだけに注目するのは避けてください。管理会社は規模によって以下のように特徴が異なります。

規模 | 強み | 弱み
大手 | 管理体制が充実、24時間コールセンター、ノウハウ豊富 | 費用が高め、融通が利きにくい
中規模 | 費用と対応のバランスが良い、リプレイスに慣れた会社が多い | 大手ほどのノウハウがない場合がある
小規模 | 費用が安い、地域密着で対応が速い | 担当者の代わりがいない、管理ノウハウが少ない

自分たちのマンションで何を最優先にするのかを理事会で整理し、そのうえで選定に進むと、後悔のない判断ができます。

まとめ｜管理会社変更は正しい手順と準備で成功する

管理会社の変更は、問題点の整理から引き継ぎまで一連の手順を踏めば、特別な専門知識がなくても実行できます。変更前にまず現管理会社へ改善要求を出し、それでも改善しない場合に変更へ踏み切りましょう。

住民への事前説明会では、具体的な数字と根拠を示します。そのうえで、管理委託費の安さだけでなく、管理体制や対応力も総合的に比較して新会社を選ぶことが成否を左右します。まずは理事会で問題点の棚卸しから始めてみましょう。